Confidentialité & RGPD

Déclaration de politique

La confidentialité des données personnelles de nos clients, fournisseurs et employés est importante pour Armorgard Ltd. Nous prenons très au sérieux la protection de vos données personnelles.  Nous avons pris des mesures pour assurer que toutes les données demeurent sécurisées dans tous les processus passés, présents et futurs. Armorgard Ltd s’engage à faire preuve de transparence quant à la manière dont elle recueille et utilise les données personnelles et à respecter nos obligations en matière de protection des données.

Cette politique de confidentialité explique quelles données personnelles Armorgard recueille auprès de vous et la façon dont nous les utilisons. Elle définit notre engagement en matière de protection des données et des droits et obligations individuels en ce qui concerne les données personnelles.

Armorgard a délégué à notre Directeur des Ressources Humaines la responsabilité de la conformité à la protection des données au sein de l’organisation. Il peut être contacté à l’adresse e-mail suivante [email protected]. Les questions au sujet de cette politique ou les demandes de renseignements supplémentaires doivent lui être adressées.

Notre entreprise

Armorgard est l’un des principaux fabricants de produits de sécurité et de sûreté. Nous offrons une large gamme de solutions, principalement pour l’industrie de la construction. Nous vendons nos produits par l’entremise d’un réseau de distributeurs.  Afin de répondre aux besoins de nos clients et de mener à bien nos opérations commerciales, nous avons parfois besoin de recueillir des données personnelles. Ce qui suit vous fait par de la nature des données que nous recueillons, comment nous les utilisons et les stockons, et comment vous pouvez les contrôler.

Définitions

Ces définitions et interprétations s’appliquent au contenu de la présente politique :

• Données personnelles – il s’agit de tout renseignement concernant une personne vivante qui peut être identifiée à partir de ce renseignement

• Traitement – est toute utilisation qui est faite des données, y compris la collecte, le stockage, la modification, la divulgation ou la destruction des données.

Principes de protection des données

Armorgard SA traite les données personnelles conformément aux principes de protection des données suivants :

1. Armorgard traite les données personnelles de manière légale, équitable et transparente

2. Armorgard ne collecte des données personnelles qu’à des finalités déterminées, explicites et légitimes

3. Armorgard ne traite les données à caractère personnel que lorsqu’elles sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire aux fins du traitement

4. Armorgard conserve des données personnelles exactes et prend toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que les données personnelles inexactes sont rectifiées ou supprimées sans délai

5. Armorgard conserve les données personnelles uniquement pendant la période nécessaire au traitement

6. Armorgard adopte les mesures appropriées pour s’assurer que les données personnelles sont sécurisées et protégées contre tout traitement non autorisé ou illicite et contre la perte accidentelle, la destruction ou l’endommagement.

Données personnelles que nous recueillons

Nous recueillons des données afin de fonctionner efficacement, et de vous fournir la meilleure expérience concernant nos produits et services.  Les informations que nous recueillons comprennent les éléments suivants :

• Nom et coordonnées

Nous recueillons le prénom et le nom, l’adresse e-mail, l’adresse postale, l’adresse postale et les numéros de téléphone.

• Données de paiement

Nous recueillons les données nécessaires au traitement de vos paiements si vous effectuez des achats, telles que les coordonnées bancaires, les données de carte de crédit et les codes de sécurité associés à votre paiement.

• Adresse IP et cookies

Nous sommes susceptibles de collecter votre adresse IP et d’utiliser des cookies lorsque vous visitez notre site Web, sauf si vous avez configuré votre navigateur afin de l’interdire.

• Données de l’employé

En plus du nom, des coordonnées et des données de paiement, nous recueillons également la date de naissance, le numéro NI, NOK et les arrangements médicaux à des fins contractuelles.

Ces données nous permettent d’effectuer toutes les transactions de manière efficace. Par conséquent, nous traitons les données en tant que contrôleur de données.

Ces informations proviennent directement de vous, de la personne, par téléphone, par interaction en face à face ou via notre formulaire de demande de renseignements sur notre site Web, et sont stockées dans notre système sécurisé de gestion de la relation client (CRM) ou dans le progiciel de gestion intégré (ERP).

Quelques fois, nous recevons et traitons des données personnelles au nom de nos clients. Par exemple, nos clients (distributeurs) peuvent nous fournir des informations personnelles afin que nos produits puissent être livrés à leurs utilisateurs finaux. Ici, nous nous conformons aux termes énoncés dans notre accord avec des tiers en tant que Responsable de traitement des données.

La façon dont nous utilisons les données personnelles

Armorgard utilise ces données pour traiter les commandes, gérer votre compte et, si vous acceptez, pour vous envoyer par e-mail d’autres produits et services susceptibles de vous intéresser. Lors du traitement de votre commande, il se peut que nous ayons besoin d’envoyer certaines de vos données personnelles à des tiers, tels que des transporteurs et des agences de référence de crédit, afin d’assurer l’efficacité des transactions. Tous les tiers sont supervisés par le biais des Accords avec des tiers.

Toutes les données personnelles seront traitées avec le consentement de l’utilisateur ou sur la base d’intérêts légitimes. Au cas où le consentement est requis, nous l’obtiendrons directement de vous.  Lorsque nous avons un intérêt légitime à traiter des données (par exemple, lorsque nous devons le faire pour fournir nos produits et traiter les commandes), nous le ferons, mais vous avez toujours la possibilité de refuser ces communications.

La façon dont nous stockons vos données

Toutes les données personnelles sont stockées en toute sécurité sur notre système CRM et/ou ERP. Ces systèmes ont un accès restreint et sont protégés par mot de passe. Toute copie papier détaillant les données personnelles est classée et verrouillée de façon sécuritaire dans un bureau à accès restreint, et déchiquetée de façon sécuritaire lorsqu’il y a lieu.  Nous conservons ces données aussi longtemps que nécessaire. Par exemple, les données requises par les services fiscaux britanniques (HMRC) sont conservées pendant 7 ans. Toutes les données personnelles sont supprimées des informations de compte sur le système après 18 mois d’inactivité. Pour plus d’informations sur la conservation et le stockage des informations, veuillez consulter notre Politique de conservation des données

Droits individuels

En tant que personne concernée, vous disposez d’un certain nombre de droits relatifs à vos données personnelles.

Droits d’accès aux données

Vous avez le droit de faire une demande d’accès aux données. Si vous choisissez de le faire, Armorgard vous informera de ce qui suit:

1. Si vos données sont traitées ou non et, dans l’affirmative, pourquoi ; les catégories de données à caractère personnel concernées ; et la source des données si elles ne sont pas collectées directement auprès de vous

2. À qui vos données sont ou peuvent être divulguées, y compris les destinataires établis en dehors de l’Espace économique européen (EEE) et les garanties qui s’appliquent à de tels transferts

3. Pour combien de temps vos données personnelles sont stockées (ou comment cette période est déterminée)

4. De vos droits de rectification ou d’effacement des données, de limitation ou d’opposition au traitement des données

5. De vos droits de porter plainte auprès du préposé à la protection des données si vous pensez qu’Armorgard Ltd n’a pas respecté vos droits en matière de protection des données

6. Si Armorgard Ltd prend ou non des décisions automatisées et la logique qui sous-tend une telle prise de décision

Armorgard Ltd vous fournira également une copie des données personnelles en cours de traitement. Cela se fera normalement sous format électronique si vous avez fait la demande par voie électronique, à moins que vous n’en conveniez autrement. Dans certains cas, nous pouvons vous demander une preuve d’identité avant que la demande ne puisse être traitée. Nous vous informerons si vous devez vérifier votre identité et vous indiquerons les documents dont nous avons besoin.

Pour faire une demande d’accès aux données, veuillez nous envoyer un e-mail ou nous écrire à l’adresse e-mail suivante :

[email protected] (Département des ressources humaines)

Armorgard

A l’attention du Département des Ressources Humaines

Unit 14 – 16 Fareham Industrial Park

Standard Way

Fareham

Hants

PO16 8XB

Armorgard Ltd répondra normalement à une demande dans un délai d’un mois à compter de la date de réception de la demande. Dans certains cas, par exemple lorsque nous traitons de grandes quantités de données personnelles, nous pouvons répondre dans les trois mois suivant la date de réception de la demande. Armorgard vous écrira dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande d’origine pour vous informer si tel est le cas.

Si une demande d’accès aux données est manifestement non fondée ou excessive, Armorgard Ltd n’est pas obligée de s’y conformer. Sinon, Armorgard peut accepter de répondre mais facturera des frais, qui seront basés sur le coût administratif de la réponse à la demande. Une demande d’accès aux données est susceptible d’être manifestement non fondée ou excessive lorsqu’elle répète une demande à laquelle Armorgard a déjà répondu. Si vous soumettez une demande non fondée ou excessive, l’organisation vous en informera et vous indiquera si nous y répondrons ou non.

Autres droits individuels

Les individus ont également un certain nombre d’autres droits en ce qui concerne leurs données personnelles. Vous pouvez demander à Armorgard de:

1. Corriger des données inexactes

2. Arrêter le traitement ou effacer les données qui ne sont plus nécessaires aux fins du traitement

3. Arrêter le traitement ou effacer des données si vos intérêts l’emportent sur les motifs légitimes de traitement des données d’Armorgard (lorsqu’Armorgard s’appuie sur ses intérêts légitimes pour justifier le traitement des données)

4. Arrêter le traitement ou effacer les données si le traitement est illégal et

5. Arrêter le traitement des données pendant une période si les données sont inexactes ou s’il y a un différend sur le fait que votre intérêt l’emporte ou non sur les motifs légitimes d’Armorgard concernant le traitement des données.

Pour demander à Armorgard de prendre l’une de ces mesures, veuillez envoyer votre demande à [email protected] (Département des Ressources Humaines).

Sécurité des données

Armorgard Ltd prend au sérieux la sécurité des données personnelles. Nous avons mis en place des politiques et des contrôles internes pour protéger les données personnelles contre la perte, la destruction accidentelle, la mauvaise utilisation ou la divulgation et pour s’assurer que les données ne sont pas accessibles, sauf par les employés pour le bon exercice de leurs fonctions.

Lorsque Armorgard s’engage avec des tiers pour traiter des données personnelles pour notre compte, ces tiers le font sur la base de directives écrites, sont soumis à une obligation de confidentialité et sont tenus de mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données. Ceci est documenté dans de accords avec des tiers.

Certains des traitements effectués par Armorgard peuvent entraîner des risques pour la confidentialité. Lorsque le traitement entraînerait un risque élevé pour les droits et libertés des personnes, Armorgard procédera à une évaluation de l’impact de la protection des données afin de déterminer la nécessité et la proportionnalité du traitement. Cela comprendra l’examen des objectifs pour lesquels l’activité est exécutée, des risques pour les personnes et des mesures qui peuvent être mises en place pour atténuer ces risques.

Si Armorgard découvre qu’il y a eu une violation de données à caractère personnel qui présente un risque pour les droits et libertés des individus, nous le signalerons au Bureau du préposé à la protection des données (ICO) dans les 72 heures suivant la découverte. Armorgard enregistrera toutes les violations de données, quel que soit leur effet.

Si la violation est susceptible d’entraîner un risque élevé pour les droits et libertés des personnes, nous informerons les personnes concernées qu’il y a eu violation et leur fournirons des informations sur ses conséquences probables et les mesures d’atténuation que nous avons prises.

Accès et formation des employés

Les employés peuvent avoir accès aux données personnelles de nos clients dans le cadre de leur contrat de travail. Lorsque c’est le cas, Armorgard compte sur les employés pour l’aider à respecter ses obligations en matière de protection des données à l’égard de toutes les parties concernées.

Les employés ayant accès aux données personnelles des clients sont tenus de:

1. N’accéder qu’aux données auxquelles ils sont autorisés à accéder et uniquement à des fins autorisées

2. Ne pas divulguer les données sauf aux personnes disposant des autorisations appropriées

3. Assurer la sécurité des données (par exemple en respectant les règles relatives à l’accès aux locaux, l’accès aux ordinateurs, y compris la protection par mot de passe et le stockage et la destruction sécurisés des fichiers)

4. Ne pas supprimer les données personnelles ou les dispositifs contenant ou pouvant être utilisés pour accéder aux données personnelles, à partir des locaux de l’organisation sans adopter les mesures de sécurité appropriées (telles que le cryptage ou la protection par mot de passe) pour sécuriser les données et les dispositifs

5. Ne pas stocker de données personnelles sur des lecteurs locaux ou sur des appareils personnels utilisés à des fins professionnelles ; et

6. Signaler immédiatement aux Ressources humaines les violations de la protection des données dont ils ont connaissance.

Armorgard assurera la formation de tous les employés sur leurs responsabilités en matière de protection des données dans le cadre de leur processus d’intégration et à intervalles réguliers par la suite.

Marketing

Nous aimerions vous envoyer des informations sur les produits et services Armorgard susceptibles de vous intéresser. Même si vous avez consenti à recevoir ce genre de correspondances, vous pourrez vous désabonner rapidement et facilement en tout temps.

Vous avez le droit de nous demander d’arrêter de vous contacter à des fins de marketing ou de donner vos informations à des tiers.

Si vous ne souhaitez plus être contacté à des fins de marketing, veuillez nous contacter à l’adresse e-mail suivante: [email protected]

Changements apportés à notre politique de confidentialité

Notre politique de confidentialité fait l’objet d’un examen régulier et nous publierons toute mise à jour sur cette page Web. La politique de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois en mai 2018.

Comment nous contacter

Veuillez communiquer avec nous si vous avez des questions au sujet de notre politique de confidentialité ou des renseignements que nous détenons à votre sujet :

[email protected]

Ou écrivez-nous à: Armorgard,Département des Ressources Humaines, Unit 14 – 16 Fareham Industrial Park, Standard Way, Fareham Hants, PO16 8XB